Lai kartotēkā atrastu vajadzīgo dokumentu (vai dokumentus), var tikt izmantoti dažādi dokumentu meklēšanas un atlases paņēmieni: dokumenta meklēšana esošajā sarakstā, atlases pieprasījumu izmantošana, atlases uzdevuma formēšana vai izdruku izvade. Katram no šiem paņēmieniem ir savas priekšrocības un lietotāja prasme tās izmantot var ietaupīt laiku un pūles.
Pats vienkāršākais veids, kā atrast vajadzīgo dokumentu esošajā sarakstā (īpaši nelielos sarakstos), ir pārvietošanās sarakstā, izmantojot peli, kursora vadības taustiņus, izvēlnes darbības vai atbilstošās spiedpogas sistēmas rīku joslā.
Jaunāko dokumentu sarakstā norādot ierakstus skaitu vai gadu un nospiežot spiedpogu, tiek atlasīti atbilstošie ieraksti. Ierakstu ātro meklēšanu nodrošina atvērtā reģistra augšpusē novietotais ātrās meklēšanas logs. Tajā, piemēram, norādot dokumenta reģistrācijas numuru, korespondentu vai atslēgvārdu, tiek veikta automātiska atbilstošu dokumentu atlase.
| Dokumenta meklēšana tiek veikta tikai esošā (iepriekš atlasītā) saraksta ietvaros. Piemēram, ja atlasīti jaunākie 100 dokumenti, tad arī meklēšana tiks veikta šajos 100 dokumentos. |
Reģistra ievadlogā ir pieejams atlases pieprasījuma bloks, kas satur ievadlaukus biežāk lietojamiem atlases nosacījumiem Ja nepieciešama sarežģītāka atlase, tad jālieto sagatavotie atlases pieprasījumi, kas pieejami atlases bloka izvēles sarakstā. Piemēram, atlases pieprasījums “Atlase pa gadiem un dokumenta pamatrādītājiem” nodrošina atlasi pēc biežāk lietojamiem atlases nosacījumiem.
| Ja gadījumā atlases pieprasījumā trūkst kāds no nepieciešamajiem atlases nosacījumiem, pastāv iespēja veikt atlasi to nenorādot, bet vēlāk veikt ierakstu filtrēšanu sarakstā norādot vajadzīgo vērtību. |
Daudzas no izdrukām ir veidotas kā pārskati par noteikta veida dokumentu kopumu, kuru iegūst veicot atlases pieprasījuma izpildi. Piemēram, lai iegūtu visu kontrolē esošo saņemto dokumentu sarakstu, var izmantot izdruku “Kontrolē esošo dokumentu saraksts”.