Kā piemēru izmantosim Saņemtās korespondences kartotēku un tajā realizēto izpildes kontroles mehānismu, bet līdzīgi mehānismi ir realizēti arī citās kartotēkās.
Reģistrācijas kartītes labajā pusē zem rezolūcijas bloka ir novietots izpildes kontroles bloks.
Att. Kartītes izpildes kontroles ievadlauku bloks
Izpildes kontroles blokā ietilpst tādi ievadlauki kā izpildītājs, izpildes termiņš, izpildes datums, nosūtītās atbildes datums un numurs. Ja ir norādīts izpildes termiņš, bet izpildes datums nav norādīts, dokumenta informatīvajā rindā ir redzama kontroles pazīme (vārds “Kontrole”).
Piemēram, ja Saņemtajam dokumentam jāsagatavo atbilde 15 dienu laikā, tad Izpildes kontroles blokā norādām izpildītāju (darbinieku) un izpildes termiņu. Reģistrējot nosūtīto atbildi (Nosūtītā korespondences kartotēkā), automātiski tiks noņemta saņemtā dokumenta kontroles pazīme, aizpildot ievadlaukus par izpildes datumu, nosūtītās atbildes datumu un numuru.
| Dokumentu sarakstos kontroles pazīme ir redzama kā burts “K” atsevišķā kolonnā. |
Viena no standartsituācijām ir Saņemtā dokumenta noņemšana no kontroles, reģistrējot nosūtīto dokumentu (jeb sagatavoto atbildi). Reģistrējot nosūtīto dokumentu un aizpildot ievadlaukus “Atbilde uz…” ar atbilstošā Saņemtā dokumenta reģistrācijas numuru, kļūst pieejama ievadlauku labajā pusē novietotā spiedpoga, kas nodrošina Saņemtā dokumenta meklēšanu un reģistrācijas kartītes atvēršanu.
Ja norādītais Saņemtais dokuments atrodas kontrolē, tad izpildes kontroles bloka ievadlauki: izpildes datums, nosūtītās atbildes datums un numurs, tiks automātiski aizpildīti (ar tekstu sarkanā krāsā) un izmaiņu apstiprināšanas gadījumā saglabāti.